Otimizar para melhorar

Quais são as medidas que você toma para impulsionar a sua produtividade ou da sua empresa? Você já ouviu falar no termo 'otimização de processos'?

O nosso post de hoje será focado exatamente nisso.

Partindo do princípio que tempo é dinheiro, é correto afirmar que uma empresa que produz em menos tempo (e isso vale para qualquer tipo de serviço) é uma empresa bem sucedida. Os processos quando são lentos e muito complexos geram problemas para as empresas. Os colaboradores por vezes também criam etapas a mais ao tentarem de alguma forma manter um controle nos processos, dificultando ainda mais a agilidade da entrega.

Ao diminuir a quantidade de etapas é possível controlar melhor o seu tempo de execução, aumentando ainda mais a sua produtividade. Parece simples, não é? Fazendo isso, você aumenta não só a quantidade de seus produtos, mas a qualidade também, uma vez que terá colaboradores mais satisfeitos com seus processos e ainda mais engajados em realizar uma boa entrega gerando muitos mais resultados para sua empresa.

Ainda não está convencido que otimizar seus processos será benéfico para sua empresa? Continue lendo para mais alguns motivos para aplicar a otimização em seus processos.

Lembrando que a otimização estende o tempo dos colaboradores, fazendo com que tenham mais tempo para produzir ainda mais. Fora que com a redução de etapas nos processos, os colaboradores tem mais tempo para se dedicar a outras tarefas de importância tão grande quanto, como por exemplo horas de treinamento (internas ou externas). Pode também impactar na melhora da qualidade de vida do grupo, trazendo satisfação e maior controle em seu horário de trabalho já que não será mais necessário o uso de horas extras para conseguir executar a entrega. Além de que (talvez o motivo mais importante de todos) sua empresa se tornará mais sustentável! Imagine só: com processos e etapas reduzidos, seus processos resultarão em muito menos desperdício e proporcionará um uso consciente dos recursos (sejam eles de qualquer tipo), aumentando ainda mais a lucratividade do negócio.

Agora você já deve estar convencido, não é mesmo? Então aqui vão algumas dicas para começar um plano de otimização na sua empresa.

1. Mapeie as atividades de trabalho

Comece entendendo todos os serviços que sua empresa possui e quais as suas etapas de execução. Anote as tarefas que são realizadas pelos colaboradores, se há alguma etapa automatizada e se há tarefas que dependem de terceiros. Anote todos os detalhes, nada é insignificante. O blog especializado Helio Print sugere as seguintes perguntas a serem respondidas.

> Quando começa e quando termina este processo?

> Quais atividades fazem parte?

> Quem está envolvido em cada atividade?

> Qual é a duração de cada atividade?

> Qual é o resultado esperado?

Guarde as respostas.

2. Identifique possíveis pontos de melhoria

Nunca deixe de fora os colaboradores de todos os setores de sua empresa. Eles mais do que ninguém entendem os processos e sabem no que podem melhorar. Na maioria das vezes só é necessário que alguém os consulte. Essa interação é importante para fazer com que todos se sintam inseridos de verdade na organização, aumentando o espírito de equipe. Facilitará também na adaptação às mudanças, uma vez que partiram dos próprios colaboradores.

As perguntas sugeridas são:

> Os funcionários estão capacitados para as tarefas que desempenham?

> As atividades realmente precisam de interação humana ou pode ser feita automaticamente por computador?

> Todos os passos deste processo são realmente necessários?

> Quanto material de trabalho é gasto?

> Quanto tempo é desperdiçado com retrabalho?

> O que acontece se uma atividade para?

3. Implemente as melhorias

Ao identificar os problemas, escolha os que mais podem mostrar resultados caso melhorem. Não tenha pressa em inserir as melhorias de uma vez, como qualquer processo de mudança esse também é delicado e merece esforço para sua execução ser eficaz.

Se houver alguma divergência por parte de colaboradores, converse e mostre os pontos positivos que aquela alteração irá trazer para o negócio.

4. Monitore todos os resultados

Isso garante a melhora contínua da empresa. É a etapa de verificar se as medidas aplicadas realmente funcionaram e estão rendendo os frutos esperados.

Acompanhe de perto para saber se os colaboradores estão de fato cumprindo com as partes que foram acordadas durante a implementação das melhorias para ter certeza que os resultados são corretos.

E aí, que tal começar a otimização da sua empresa? Depois nos conte os resultados!

Até a próxima! :)