Gestão do tempo
É car@ leitor(a), pode até parecer que não, mas já passamos da metade do ano! Uns se assustam com a rapidez, outros reclamam da demora. Independente do grupo que pertença, esse é sempre um momento importante para fazer uma nova parada e avaliar as metas e planos estabelecidos no início do ano. Nesse post aqui "E o que você fez?" compartilhei algumas perguntas para refletirmos o 2017 e nos prepararmos para o 2018.
Aos que estão conseguindo cumprir com todas as suas metas e atividades propostas, eu os parabenizo! Pois imagino o quanto de esforço e dedicação é necessário para isso. Aos que estão tendo alguma dificuldade para manter o planejamento em curso (me incluo nesse grupo), não criemos pânico! Imagino também o esforço de vocês de conseguir acrescentar mais algumas horas no dia para conseguir dar conta de tudo.
Pensando nisso, resolvi compartilhar uma ferramenta de gerenciamento de tempo que nos ajuda a identificar o que está, possivelmente, nos atrapalhando ou sugando o nosso preciosíssimo e sagrado tempo.
A ferramenta consiste de duas etapas, na 1ª você vai identificar quais são os seus desperdiçadores de tempo, selecione tantos quanto fizerem sentido para você.
PLANEJAMENTO
[ ] Falta de metas escritas com os respectivos prazos.
[ ] Indecisão – coleta interminável de informações.
[ ] Decisões instintivas – baseadas em fatos insuficientes.
[ ] Tentar fazer demais – resistência à priorização.
[ ] Não desmembrar as prioridades em etapas administráveis.
[ ] Falta de um plano de atividades específico para cumprir as metas.
[ ] Falta de prioridades diárias, de modo que você não sabe o que fazer primeiro.
[ ] Prioridades mudando, de modo que você pula de um trabalho para o outro.
[ ] Gerências de crises, por não ter planejado o que pudesse sair errado.
[ ] Falta de pontos de controle escritos, com datas para verificar o progresso.
[ ] Estimativas de tempo irrealistas.
[ ] Falta de um plano específico para reuniões.
[ ] Falta de um plano específico para o uso do tempo em viagem.
ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE SI MESMO
[ ] Desorganização pessoal / mesa atulhada.
[ ] Tempo perdido procurando coisas / sistema de arquivo inadequado.
[ ] Procrastinação.
[ ] Falta de autodisciplina para continuar fazendo o que é prioridade até terminar.
[ ] Deixar trabalhos inacabados.
[ ] Sociabilidade interferindo com as prioridades, ou conversas inúteis.
[ ] Incapacidade de dizer não.
[ ] Tentar fazer demais sozinho – recusar ajuda ou a pedir ajuda quando for necessário.
[ ] Perfeccionismo ou excesso de zelo em relação a detalhes.
[ ] Não prestar atenção / não fazer anotações.
[ ] Indiferença / falta de motivação.
[ ] Atrasos / absenteísmo.
[ ] Pressa / impaciência.
[ ] Whatsapp.
[ ] E-mails.
[ ] Redes sociais.
ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DO SEU AMBIENTE
[ ] Interrupções por telefone.
[ ] Visitantes inesperados.
[ ] Ruído ou distrações individuais.
[ ] Papelada / burocracia.
[ ] Reuniões.
[ ] Responsabilidade ou autoridade indefinidas.
[ ] Duplicação de esforços.
[ ] Chefes múltiplos.
[ ] Informações sobre instruções ou feedback incompletas, pouco claras ou atrasadas.
[ ] Falta de treinamento – tempo perdido porque você não sabe como fazer.
[ ] Excesso de controle – não é possível prosseguir, apesar de saber o que fazer.
[ ] Equipamentos ou instalações inadequadas.
Na 2ª etapa você vai criar um plano de ação para eliminar/minimizar esses desperdiçadores. Seja realista com seus prazos. Utilize os recursos disponíveis para lhe ajudar nesse processo, e por recursos eu quero dizer: ferramentas, aplicativos, pessoas e o que mais você achar no caminho. só não tenha receio de pedir ajuda.
Ferramenta em mãos! Agora é colocar em prática. Depois de usar, me conta como foi.
Rebeca Casanova Nogueira